» Nghiệp vụ kế toán » Lao Động Tiền Lương » Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ tiếp đón cơ quan bảo hiểm

Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ tiếp đón cơ quan bảo hiểm

Lượt Xem: 569

Hiện nay, ngành Thuế và Bảo hiểm xã hội có liên kết với nhau để có thể quản lý tốt việc thực hiện nghĩa vụ tài chính thuế, bảo hiểm của doanh nghiệp với nhà nước. Từ đó tìm ra những điểm còn bất cập trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế, bảo hiểm của doanh nghiệp và điều chỉnh kịp thời. 

*Các trường hợp doanh nghiệp sẽ bị kiểm tra hồ sơ nhân sự, bảo hiểm gồm: 

– Doanh nghiệp quyết toán thuế; 

– Cơ quan quản lý trực tiếp kiểm tra định kỳ hoạt động doanh nghiệp (thường doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề có điều kiện theo pháp luật). 

– Doanh nghiệp bị nghi ngờ trục lợi bảo hiểm;

Cơ quan bảo hiểm có thể gửi công văn yêu cầu doanh nghiệp “bố trí lịch kiểm tra với cơ quan bảo hiểm”  trong các trường hợp sau:

–  Chuẩn bị thanh toán tiền hưởng trợ cấp bảo hiểm: Thai sản, ốm đau

–  Báo giảm, bổ sung lao động

1 .Tóm tắt quá trình làm việc với cơ quan bảo hiểm

*Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành gửi hồ sơ thông báo

+ Thanh toán trợ cấp ốm đau, thai sản, dưỡng sức

+ Báo giảm, bổ sung lao động

*Bước 2: Cơ quan bảo hiểm kiểm tra hồ sơ, xác định cần kiểm tra về việc tham gia bảo hiểm của công ty sẽ tiến hành lập và gửi công văn đính kèm hồ sơ cần chuẩn bị về cho doanh nghiệp.

Thường những doanh nghiệp có trường hợp đặc biệt cơ quan bảo hiểm mới gửi công văn.

*Ví dụ 1 vài trường hợp đặc biệt như:

+ Cả công ty chỉ có duy nhất một người đóng bảo hiểm và hưởng trợ cấp thai sản; 

+ Người lao động đã được hưởng trợ cấp thai sản => Nghỉ hết thời gian hưởng thai sản  => Xin nghỉ việc

Trước khi gửi cơ quan bảo hiểm sẽ gọi cho kế toán hoặc Giám đốc để thông báo về thời gian kiểm tra và nội dung kiểm tra. Sau đó kế toán tới lấy hoặc cơ quan bảo hiểm sẽ gửi về tuỳ Cơ quan bảo hiểm từng địa phương. 

*Công văn gồm các nội dung chính sau :

+ Nội dung sẽ làm việc: Thanh toán thai sản; báo giảm chấm dứt hợp đồng sau khi thanh toán thai sản.

+ Thời gian, địa điểm làm việc: Nếu chứng từ ít thì sẽ hẹn tại cơ quan bảo hiểm, nếu nhiều thì bảo hiểm xuống => Nên mang chứng từ tới cơ quan bảo hiểm.

+ Thành phần tham dự buổi kiểm tra: Đại diện lãnh đạo công ty và kế toán, nhân sự phụ trách mảng bảo hiểm.

*Bước 3:  Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu.

*Bước 4: Làm việc với cơ quan bảo hiểm: Cơ quan bảo hiểm kiểm tra hồ sơ. Nếu duyệt thì sang bước 5, không duyệt thì quay lại bước 3 chuẩn bị tiếp => Cuối buổi làm việc sẽ có biên bản làm việc và 2 bên ký xác nhận.

*Bước 5:  Cơ quan bảo hiểm duyệt hồ sơ của doanh nghiệp và giải quyết yêu cầu của doanh nghiệp. Gửi kết quả cho doanh nghiệp.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị

Hồ sơ cần chuẩn bị thì cơ quan bảo hiểm sẽ gửi cho doanh nghiệp cùng với công văn. Hồ sơ gồm:

2.1 Hồ sơ chung:

– Hợp đồng lao động, Sơ yếu lý lịch của tất cả các lao động đang sử dụng;

– Bảng chấm công; bảng thanh toán lương;

– Quyết toán thuế thu nhập cá nhân của công ty;

– Đăng ký thang bảng lương và đăng ký sử dụng lao động với phòng lao động thương binh và xã hội;

2.2 Một số trường hợp đặc biệt

* Đối với trường hợp đề nghị thoái giảm bổ sung: 

– Quyết định chấm dứt hợp đồng của lao động đề nghị thoái giảm; 

– Quyết toán thuế TNCN, bảng công, bảng lương của công ty tại thời điểm đề nghị truy giảm;

* Đối với trường hợp xác minh để thanh toán thai sản cần thêm:

– Sổ BHXH và giấy khai sinh con của lao động thai sản;

– Nếu sau thai sản nghỉ chấm dứt hợp đồng lao động phải có quyết định chấm dứt hợp đồng kèm theo;

*Lưu ý: Đơn vị mang 01 bộ hồ sơ gốc để kiểm tra và 01 bộ hồ sơ phô tô để lưu tại cơ quan BHXH

3. Một vài chú ý về hồ sơ chuẩn bị

3.1 Hợp đồng lao động: 

– Hợp đồng lao động: phải ghi đủ các nội dung được ký, đóng dấu đầy đủ hai bên. Chữ ký trên hợp đồng lao động phải giống với chữ ký trên bảng thanh toán lương và sơ yếu lý lịch => Ký khác quá là Bảo hiểm yêu cầu ký lại. 

– Hợp đồng lao động thời vụ: một số đơn vị bảo hiểm yêu cầu phải tính ra chẵn tháng ví dụ là 1.5 tháng hoặc 2 tháng, không được ghi số ngày 45; 85 ngày. Làm giống với hợp đồng đã gửi cho bên phòng lao động thương binh xã hội khi “đăng ký sử dụng lao động” => Lập cả cam kết 23/CK–TNCN hoặc 02/CK–TNCN kẹp cùng hợp đồng lao động. 

– Hợp đồng lao động có thời hạn lớn hơn 3 tháng: Nếu không đóng bảo hiểm thì phải có thẻ bảo hiểm còn giá trị sử dụng. 

– Hợp đồng lao động với người đã qua độ tuổi lao động: Phải bổ sung Sổ BHXH; quyết định hưu, quyết định hưởng mất sức,….

3.2. Sơ yếu lý lịch của tất cả lao động đang sử dụng

Trong công văn BH chỉ yêu cầu “sơ yếu lí lịch” nhưng để chắc chắn thì chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ (tất cả giấy tờ đều phải được công chứng) gồm:

+ Sơ yếu lý lịch

+ Chứng minh thư/ hộ chiếu

+ Giấy khám sức khoẻ

+ Sổ lao động (nếu có)

+ Giấy chứng nhận hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú

+ Bằng cấp và chứng chỉ liên quan

3.4 Bảng chấm công và bảng thanh toán lương

– Thời gian lập bảng chấm công và bảng thanh toán lương: từ khi người lao động mà doanh nghiệp đang báo giảm / thanh toán trợ cấp bắt đầu đi làm hoặc từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động (trường hợp đặc biệt) đến thời điểm báo giảm. 

– Thời gian chấm công và tính lương phải khớp với thời gian ghi trong hợp đông lao động. Chữ ký trên bảng thanh toán phải khớp với trên hợp đông lao động và các chứng từ xin việc.

– Để chắc chắn bạn chuẩn bị thêm cả phiếu chi thanh toán lương (thanh toán lương bằng tiền mặt) hoặc danh sách thanh toán kèm uỷ nhiệm chi (nếu doanh nghiệp thanh toán lương qua chuyển khoản). 

3.5 Đăng ký thang bảng lương

Địa điểm

Tại phòng lao động thương binh và xã hội quận nơi đăng ký trụ sở kinh doanh của đơn vị

Hồ sơ cần chuẩn bị

1. Biên bản cuộc họp về quyết định thống nhất thang bảng lương

2. Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương

3. Quy chế trả lương

4. Quy định chức danh công việc trong công ty

5. Quyết định ban hành thang bảng lương

6. Thang bảng lương

 3.6. Đăng ký sử dụng lao động

Địa điểm

Nộp hồ sơ tại phòng lao động thương binh và xã hội quận nơi đăng ký trụ sở kinh doanh củađơn vị

Hồ sơ cần chuẩn bị

1. Công văn khai trình lao động

2. Danh sách đăng ký sử dụng lao động (xin tại phòng lao động thương binh xã hội quận)

3. Hợp đồng lao động (làm theo mẫu Hợp đồng lao động theo TT 21/2003/TT–BLĐTBXH)

 

*Nguồn: Thuế địa Nam



*Chuyên: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp, kế toán thuế trọn gói, báo cáo tài chính năm, soát xét sổ sách trước quyết toán thuế, quyết toán với Cơ Quan Thuế tại trụ sở Doanh Nghiệp, đào tạo thực hành kế toán trên chứng từ thực tế, dịch vụ BHXH, dịch vụ giải thể doanh nghiệp... 
– Liên hệ: Mr.Chu Đình Xinh : 0906 69 0003 – 0919 90 55 29
– Email: chudinhxinh@gmail.com hoặc congtychutiendat@gmail.com
– Skype : xinh.chu1
– Facebook: https://www.facebook.com/chudinhxinh86
 

Nghiệp vụ kế toán khác

Chính sách thuế TNCN đối với lao động thời vụ

Chính sách thuế TNCN đối với lao động thời vụ

Ngày:

Tiền lương tháng 13 có tính thuế TNCN và có được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN?

Tiền lương tháng 13 có tính thuế TNCN và có được tính vào chi phí được trừ thuế TNDN?

Ngày:

Tiền lương của Giám đốc công ty TNHH MTV, DNTN có là chi phí hợp lý

Tiền lương của Giám đốc công ty TNHH MTV, DNTN có là chi phí hợp lý

Ngày:

18 điều người lao động nên biết

18 điều người lao động nên biết

Ngày:

Lao động thời vụ dưới 03 tháng

Lao động thời vụ dưới 03 tháng

Ngày:

Chi trang phục

Chi trang phục

Ngày:

Chi trang phục cho nhân viên

Chi trang phục cho nhân viên

Ngày:

Cách quy đổi từ lương NET sang lương GROSS

Cách quy đổi từ lương NET sang lương GROSS

Ngày:

Cách tính Thu nhập tính thuế TNCN

Cách tính Thu nhập tính thuế TNCN

Ngày:

Công thức tính thuế TNCN

Công thức tính thuế TNCN

Ngày:

Không có công đoàn có phải đóng kinh phí công đoàn?

Không có công đoàn có phải đóng kinh phí công đoàn?

Ngày:

Hướng dẫn cách tính khấu trừ thuế TNCN đối với lao động thử việc, thời vụ

Hướng dẫn cách tính khấu trừ thuế TNCN đối với lao động thử việc, thời vụ

Ngày:

Hướng dẫn quy đổi tiền lương NET sang GROSS

Hướng dẫn quy đổi tiền lương NET sang GROSS

Ngày:

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Ngày:

Không đóng bảo hiểm cho nhân viên thì có được tính vào chi phí được trừ không?

Không đóng bảo hiểm cho nhân viên thì có được tính vào chi phí được trừ không?

Ngày:

Khấu trừ thuế TNCN đối với lao động có thu nhập nhiều nơi

Khấu trừ thuế TNCN đối với lao động có thu nhập nhiều nơi

Ngày:

Lao động bị trừ những khoản nào trong lương

Lao động bị trừ những khoản nào trong lương

Ngày:

LAO ĐỘNG KÝ HỢP ĐỒNG DƯỚI 3 THÁNG

LAO ĐỘNG KÝ HỢP ĐỒNG DƯỚI 3 THÁNG

Ngày:

Lao động thời vụ

Lao động thời vụ

Ngày:

Lao động thời vụ dưới 03 tháng

Lao động thời vụ dưới 03 tháng

Ngày:

Lao động thời vụ công ty tổ chức sự kiện

Lao động thời vụ công ty tổ chức sự kiện

Ngày:

Tiền thù lao khấu trừ thuế TNCN như thế nào?

Tiền thù lao khấu trừ thuế TNCN như thế nào?

Ngày:

Chi phí nghỉ mát – Thuế TNCN-Thuế TNDN-Thuế GTGT

Chi phí nghỉ mát – Thuế TNCN-Thuế TNDN-Thuế GTGT

Ngày:

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại doanh nghiệp

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại doanh nghiệp

Ngày:

MỨC PHẠT KHÔNG ĐÓNG KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN

MỨC PHẠT KHÔNG ĐÓNG KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN

Ngày:

Chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, tiền ăn giữa ca được trừ

Chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, tiền ăn giữa ca được trừ

Ngày:

Quyết toán thuế TNCN có 2 nguồn thu nhập

Quyết toán thuế TNCN có 2 nguồn thu nhập

Ngày:

Thanh tra bảo hiểm

Thanh tra bảo hiểm

Ngày:

Thuế TNCN cho lao động thời vụ dưới 03 tháng

Thuế TNCN cho lao động thời vụ dưới 03 tháng

Ngày:

Tiền lương là chi phí hợp lý

Tiền lương là chi phí hợp lý

Ngày:

Tài khoản ngân hàng thông báo thuế

Tài khoản ngân hàng thông báo thuế

Ngày:

Chi phí tiền lương hợp lý thì phải gồm những giấy tờ gì

Chi phí tiền lương hợp lý thì phải gồm những giấy tờ gì

Ngày:

Chi Phúc Lợi Cho Người Lao Động

Chi Phúc Lợi Cho Người Lao Động

Ngày:

Giảm trừ gia cảnh

Giảm trừ gia cảnh

Ngày:

Tiền lương của giám đốc công ty TNHH 2 thành viên

Tiền lương của giám đốc công ty TNHH 2 thành viên

Ngày:

Tiền lương và các chế độ, phúc lợi khác ghi trong hợp đồng lao động

Tiền lương và các chế độ, phúc lợi khác ghi trong hợp đồng lao động

Ngày:

Không thành lập tổ chức công đoàn vẫn đóng phí công đoàn

Không thành lập tổ chức công đoàn vẫn đóng phí công đoàn

Ngày:

Hồ sơ Xác minh trường hợp hưởng thai sản và thanh tra bảo hiểm

Hồ sơ Xác minh trường hợp hưởng thai sản và thanh tra bảo hiểm

Ngày:

Lương Net, Lương Gross Là Gì?

Lương Net, Lương Gross Là Gì?

Ngày:

Quyết toán thuế TNCN đối với người chuyển đơn vị công tác

Quyết toán thuế TNCN đối với người chuyển đơn vị công tác

Ngày:

Doanh nghiệpTrốn đóng BHXH

Doanh nghiệpTrốn đóng BHXH

Ngày:

Chi phí áo quần, đồng phục

Chi phí áo quần, đồng phục

Ngày:

Hợp đồng thời vụ dưới 03 tháng từ 2018

Hợp đồng thời vụ dưới 03 tháng từ 2018

Ngày:

Xây dựng cơ chế & quy chế trả lương trong doanh nghiệp

Xây dựng cơ chế & quy chế trả lương trong doanh nghiệp

Ngày:

Cấp sổ bảo hiểm xã hội thẻ bảo hiểm y tế theo mã số bảo hiểm

Cấp sổ bảo hiểm xã hội thẻ bảo hiểm y tế theo mã số bảo hiểm

Ngày:

Mã số BHXH là gì?

Mã số BHXH là gì?

Ngày:

Hướng dẫn về tiền lương làm căn cứ tính đóng BHXH 2018

Hướng dẫn về tiền lương làm căn cứ tính đóng BHXH 2018

Ngày:

Tham gia BHXH tự nguyện có được hưởng chế độ thai sản không?

Tham gia BHXH tự nguyện có được hưởng chế độ thai sản không?

Ngày:

Thuế TNCN và BHXH năm 2018

Thuế TNCN và BHXH năm 2018

Ngày:

Quy định về ký kết hợp đồng thử việc và Quyết toán thuế TNCN

Quy định về ký kết hợp đồng thử việc và Quyết toán thuế TNCN

Ngày:

Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Ngày:

Hợp đồng thử việc có phải đóng BHXH?

Hợp đồng thử việc có phải đóng BHXH?

Ngày:

Người nước ngoài làm việc tại việt nam

Người nước ngoài làm việc tại việt nam

Ngày:

Thủ tục cấp lại thẻ bảo hiểm y tế do bị mất

Thủ tục cấp lại thẻ bảo hiểm y tế do bị mất

Ngày:

Lao động nước ngoài có bắt buộc tham gia tất cả BHXH, BHYT, BHTN?

Lao động nước ngoài có bắt buộc tham gia tất cả BHXH, BHYT, BHTN?

Ngày:

Hợp đồng cộng tác viên có phải đóng BHXH không?

Hợp đồng cộng tác viên có phải đóng BHXH không?

Ngày:

Truy thu BHXH, BHYT, BHTN

Truy thu BHXH, BHYT, BHTN

Ngày:

Toàn bộ quy trình liên quan đến lương, thưởng, quản lý nhân sự

Toàn bộ quy trình liên quan đến lương, thưởng, quản lý nhân sự

Ngày:

Hướng dẫn nghiệp vụ UBKT công đoàn

Hướng dẫn nghiệp vụ UBKT công đoàn

Ngày:

Quy định về thời gian làm việc, làm thêm giờ, tăng ca

Quy định về thời gian làm việc, làm thêm giờ, tăng ca

Ngày:

Tiền tăng ca làm thêm giờ có phải bắt buộc đóng bảo hiểm

Tiền tăng ca làm thêm giờ có phải bắt buộc đóng bảo hiểm

Ngày:

Lao động đủ tuổi về hưu, Công ty có phải đóng tiếp BHXH không

Lao động đủ tuổi về hưu, Công ty có phải đóng tiếp BHXH không

Ngày:

Lao động nước ngoài chưa được cấp giấy phép lao động

Lao động nước ngoài chưa được cấp giấy phép lao động

Ngày:

Mức lương tối thiểu vùng áp dụng cho năm 2019

Mức lương tối thiểu vùng áp dụng cho năm 2019

Ngày:

Phụ Cấp Ăn Ca Qua Các Năm

Phụ Cấp Ăn Ca Qua Các Năm

Ngày:

Không có công đoàn cơ sở vẫn phải đóng kinh phí công đoàn

Không có công đoàn cơ sở vẫn phải đóng kinh phí công đoàn

Ngày:

Điều kiện tham gia BHXH bắt buộc với lao động nước ngoài

Điều kiện tham gia BHXH bắt buộc với lao động nước ngoài

Ngày:

Hợp đồng thời vụ

Hợp đồng thời vụ

Ngày:

Thời hạn nộp Bảo hiểm xã hội hàng tháng, BHYT, BHTN

Thời hạn nộp Bảo hiểm xã hội hàng tháng, BHYT, BHTN

Ngày:

Doanh nghiệp dưới 10 NLĐ miễn gửi thang, bảng lương

Doanh nghiệp dưới 10 NLĐ miễn gửi thang, bảng lương

Ngày:

Chế độ thai sản dành cho nam giới khi vợ sinh con

Chế độ thai sản dành cho nam giới khi vợ sinh con

Ngày:

Tiền lương chủ Công ty TNHH một thành viên

Tiền lương chủ Công ty TNHH một thành viên

Ngày:

Trợ cấp BHXH một lần

Trợ cấp BHXH một lần

Ngày:

Điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp

Điều kiện hưởng trợ cấp thất nghiệp

Ngày:

Phụ cấp độc hại

Phụ cấp độc hại

Ngày:

Mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên

Mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên

Ngày:

Mục đích đóng kinh phí công đoàn

Mục đích đóng kinh phí công đoàn

Ngày:

Quyết toán TNCN thử việc

Quyết toán TNCN thử việc

Ngày:

Hợp đồng thời vụ được ký tối đa bao nhiêu lần?

Hợp đồng thời vụ được ký tối đa bao nhiêu lần?

Ngày:

Tiền thưởng lễ Quốc khánh 2/9

Tiền thưởng lễ Quốc khánh 2/9

Ngày:

Thai sản cho người lao động

Thai sản cho người lao động

Ngày:

Cách hạch toán tiền BHXH trợ cấp thai sản

Cách hạch toán tiền BHXH trợ cấp thai sản

Ngày:

Tìm Kiếm

Hỗ Trợ Trực Tuyến

Thống Kê Truy Cập

Đang truy cập:

Hôm nay: 373

Hôm qua: 914

Tuần này: 4125

Tuần trước: 6556

Tháng này: 23854

Năm nay: 374566

Tổng truy cập: 783138

X