Ngày thanh lý hợp đồng trước hay sau ngày có hóa đơn?

–       Doanh nghiệp phát sinh giao dịch mua bán vậy Ngày thanh lý hợp đồng trước hay sau ngày có hóa đơn? Khi thanh lý hợp đồng thì lập theo ngày trước khi có hóa đơn hay sau khi có có đơn?

–       Mục đích của thanh lý hợp đồng là gì?

1. Cơ sở pháp lý:

–  Điều 424. Bộ luật dân sự số 33/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 về việc: Chấm dứt hợp đồng dân sự

– Điều 422. Bộ Luật dân sự số 91/2015/QH13 có hiệu lực ngày 01/01/2017, và thay thế Bộ Luật dân sự 2005

– Theo Khoản 10 Điều 1 Thông tư số 26/2015/TT-BTC  về việc DN được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào

– Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC, Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC  ngày 22/6/2015 (áp dụng từ ngày 06/8/2015) về việc quyết toán vào chi phí được trừ thì: Đối với các hóa đơn đầu vào (hóa đơn GTGT) bị sai thời điểm có nguy cơ không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

– Khoản 2 điều 16 Thông tư 39/TT– BTC Quy định về thời điểm xuất hoá đơn GTGT khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, xây dựng, lắp đặt, cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, truyền hình cụ thể như sau:

2. Nội dung cơ sở:

– Thứ nhất, Biên bản thanh lý hợp đồng là một loại văn bản, được lập tại thời điểm hết hiệu lực hay hoàn thành hợp đồng. Trong đó, hai bên cùng xác định các bên đã hoàn thành hay chưa hoàn nghĩa vụ và trách nhiệm của mình theo những gì đã thỏa thuận trên hợp đồng và hai bên cùng thống nhất kết thúc hợp đồng mà không khiếu kiện gì nhau. Thanh lý hợp đồng, đồng nghĩa với việc mọi thủ tục thanh toán, giao hàng đã hoàn tất. Như vậy, lập biên bản thanh lý hợp đồng là bước cuối cùng trong việc thực hiện hợp đồng mua bán tài sản.

–        Biên Bản Thanh Lý Hợp Đồng được sử dụng để thực hiện thanh lý (chấm dứt) Hợp đồng, thông thường thì khi các bên đã thực hiện hết các nội dung đã thoả thuận của Hợp đồng.

–        Khi lập Biên bản thanh lý Hợp đồng này, các bên muốn xác nhận lại một lần nữa là Hợp đồng đã thực hiện xong và được chấm dứt, nhưng trong một số trường hợp vì nhiều lý do khác nhau thì khi Hợp đồng chưa thực hiện xong mà các bên vẫn có thể thanh lý (hay còn gọi là Thanh lý Hợp đồng trước thời hạn: do một trong các bên vi phạm 1 trong những điều khoản của hợp đồng).

–        Biên bản thanh lý Hợp đồng cũng là căn cứ để tránh việc khiếu kiện hay phát sinh những yêu cầu khác không mong muốn sau khi thực hiện xong.

–        Trong một số trường hợp Thanh lý Hợp đồng trước thời hạn mà có khả năng xảy ra tranh chấp mà một bên cần ký kết với một chủ thể khác để thực hiện công việc trong hợp đồng này thì các bên nên cố gắng ký kết Biên bản thanh lý Hợp đồng này trước khi ký kết Hợp đồng mới với chủ thể khác cũng thực hiện cùng một công việc trong Hợp đồng đang được thanh lý.

–        Trường hợp gặp khó khăn trong quá trình thương lượng thanh lý Hợp đồng thì các bên có thể thoả thuận việc thanh lý trước còn những vấn đề chưa thoả thuận được thì ghi nhận để thoả thuận sau hoặc yêu cầu thẩm định hoặc bên thứ ba giải quyết (nếu một trong các bên thiện chí). 

– Thứ hai, Căn cứ khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 về Lập hóa đơn có quy định:

 1. Đối với hoạt động bán hàng hoá:
–  Thời điểm lập hoá đơn GTGT (Ngày lập) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
 2. Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ:
–  Ngày lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
–  Nếu DN cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
–  Dịch vụ hoàn thành trong tháng nào thì phải lập ngay hóa đơn trong tháng đó. Trường hợp doanh nghiệp dự kiến đến đầu tháng sau mới lập hóa đơn cho doanh thu dịch vụ hoàn thành trong tháng trước là sai quy định.

3. Đối với hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình:
– Ngày lập hóa đơn thực hiện chậm nhất không quá bảy (7) ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.
 4. Đối với xây dựng, lắp đặt:
–  Ngày lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. 
*Một số lưu ý:
–  Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng. 
–  Trường hợp DN kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. 
5. Đối với xăng dầu:
Trường hợp bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ cho người mua thường xuyên là tổ chức, cá nhân kinh doanh; cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán:
–  Ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

= > Theo đó: ngày lập hóa đơn bán hàng hóa phải trùng với ngày chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt vào việc đã thanh toán hay chưa thu được tiền. Nói cách khác, hóa đơn phải được xuất ngay sau khi giao hàng. Và cũng là căn cứ để ghi nhận doanh thu và thuế GTGT.

Tuy nhiên, trên biên bản thanh lý hợp đồng sẽ luôn có nội dung:

“Bên B đã xuất / chưa xuất hóa đơn GTGT cho Bên A.

–       Nếu đã xuất đủ thì cũng nêu rõ đã xuất đủ cùng với giá trị hóa đơn.

–       Nếu chưa xuất hoặc chưa xuất đủ thì cũng nêu rõ số liệu và thời hạn xuất hóa đơn (trong vòng bao nhiêu ngày kể từ ngày lập biên bản thanh lý hợp đồng).

–       Thanh lý cũng ghi rõ là số tiền đã thanh toán tạm ứng và giá trị còn lại đề nghị thanh toán và thời hạn thanh toánh”

Trong trường hợp này, hóa đơn xuất sau ngày của biên bản giao hàng và thanh lý hợp đồng vẫn hợp lệ nhưng phải trong thời hạn đã thoả thuận. Đồng thời bên Bán sẽ bị phạt vi phạm chế độ sử dụng hoa đơn không đúng thời điểm: Theo khoản 3 điều 11 Thông tư 10/2014/TT– BTC ngày 17/1/2014: a.2) Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định."

= > Như vậy, theo như hai phân tích nêu trên, biên bản thanh lý hợp đồng được lập vào thời điểm hoàn thành (bước cuối cùng) hợp đồng thì theo nguyên tắc, ngày trên biên bản thanh lý hợp đồng phải sau ngày có hóa đơn.